毎月約8時間かかっていた交通費計算で、入力を変えずに集計だけ自動化した理由
カレンダーを見ながら毎月約8時間かけていた交通費・出張手当の計算で、入力方法を変えず、集計と帳票出力から自動化した実例を紹介します。
交通費と出張手当の計算に、毎月およそ8時間かかっている案件がありました。
元になるのはカレンダーの予定です。予定を一つずつ見ながら金額を計算し、その結果を確認用の表へ転記していました。
この案件で最初に自動化したのは、予定の入力ではありません。すでに使っているカレンダーを残し、集計と出力だけを置き換えました。
手作業は計算だけではなかった
変更前の作業は、単に交通費を足すだけではありませんでした。
- カレンダーから対象の予定を探す
- 予定ごとに交通費と出張手当を計算する
- 月単位で集計する
- 確認用の表へ転記する
- 確認・共有できる形へ整える
毎月約8時間という数字には、計算だけでなく、予定を拾う時間と転記する時間も含まれています。
そのため、計算式だけをExcelへ移しても、カレンダーの確認と表への転記が残れば、作業全体はあまり変わりません。
全部をシステム化しなかった理由
検討したのは、予定の登録から経費申請までを新しいシステムへまとめる方法ではありませんでした。
既存のカレンダーは、すでに日常業務の中で使われています。交通費計算のために入力先まで変えると、予定管理の運用にも影響します。
今回解決したかったのは、入力方法ではなく、月末に繰り返していた集計と転記です。
そこで範囲を次のように分けました。
残したもの：
- カレンダーへの予定入力
- 現在使っている確認の流れ
- 見慣れた帳票に近い出力形式
自動化したもの：
- エクスポートしたカレンダー情報の取り込み
- 交通費・出張手当の集計
- 確認用形式への出力
対象を絞ることで、既存フローを崩さず、毎月繰り返している部分から変更できました。
実装した流れ
実装後は、カレンダー情報をエクスポートし、集計ツールへ取り込む流れにしました。
取り込んだ予定をもとに集計し、これまで使っていた確認用の形式に近い形で結果を出力します。
その後、計算結果から確認・共有に使う交通費パターン表を、スプレッドシートへ出力する機能も追加しました。
ここで重要だったのは、計算結果を画面に表示して終わらせなかったことです。実務では、その後に確認し、共有する工程があります。出力形式まで対象にしなければ、最後の手作業が残ります。
8時間が何時間になったかは計測できていない
変更前に毎月およそ8時間かかっていたことは記録されています。
一方、改善後の正確な所要時間は確認できていません。そのため、「8時間が1時間になった」といった削減成果は書けません。
確認できているのは、カレンダーを見ながら行っていた集計と、確認用の表への転記を、取り込みと出力の流れへ変更したことです。
効果を数値で判断するなら、今後は次の時間を同じ条件で記録する必要があります。
- カレンダーのエクスポートから集計完了まで
- 出力結果の確認にかかった時間
- 修正や再出力にかかった時間
同じ進め方が合う条件
この進め方は、次のような業務に当てはめやすいです。
- 入力元はすでに決まっている
- 毎月ほぼ同じ集計をしている
- 最後に決まった形式の確認表が必要
- 現在の入力方法まで変える必要はない
反対に、計算ルールや元データが毎月変わる場合は、先にルールを整理しないと自動化できません。
この案件の概要は、匿名事例「交通費・出張手当の手計算を減らす集計ツール」にも掲載しています。
まとめ
毎月約8時間かかっていた交通費・出張手当の計算では、業務全体を新しいシステムへ移しませんでした。
カレンダー入力は残し、情報の取り込み、集計、確認用形式への出力から自動化しました。
小規模な業務改善では、全部を置き換えることより、時間がかかっている工程を特定し、前後の運用を残したまま切り出せるかが重要です。
